أفضل أنظمة إدارة الوثائق إلكترونياً

فى ظل التقدم التكنولوجي المشهود أصبح الإتجاه لإستخدام نظام إدارة الوثائق إلكترونياً واحدأ من أهم الإتجاهات لمواكبة التطور ومتطلبات السوق، لقد قدم نظام إدارة الوثائق الإلكترونى (Document Management System) الكثير من الحلول وعالج الكثير من مشاكل وسلبيات التعاملات الورقية. مع زيادة حجم الشركات ظهرت العديد من المشاكل المصاحبة للمعاملات الورقية فأصبح النظام الإلكترونى الحل الأمثل لتجنب هذه المشاكل. يُعتبر نظام إدارة الوثائق الإلكترونى نظام متكامل فهو يتناول جميع العمليات الخاصة بالتجميع، والتسجيل، والأرشفة، والمراجعة أيضاً.
تتعدد مميزات نظام إدارة الوثائق الإلكترونى حيث انه يعمل على:

  • سهولة الوصول للبيانات المحددة فى اسرع وقت ممكن.
  • سهولة سير البيانات والمعلومات بين الإدارات المختلفة للمؤسسة أو الشركة.
  • سهولة تصنيف المستندات والوثائق وسهولة إسترجاعها.
  • توفير المكان المستخدم للتخزين الورقى مما يساعد فى تقليل التكلفة.
  • زيادة قدرة تأمين الوثائق والمستندات بطرق متطورة يصعب التغلب عليها.
  • إمكانية إستخدام أساليب حديثة فى إدخال وعمل قواعد البيانات.
  • إمكانية إستخدام بعض التقنيات الحديثة فى نقل البيانات والملفات مثل البريد الإلكترونى والفاكس مما يزيد من إنسيابية التعامل.

قد شهدت مصر فى الفترة الأخيرة طفرة تكنولوجية فى إدارة الأعمال أدت إلى زيادة حجم الأستثمارات والشركات، وهذا يعتبر السبب الرئيسى فى حاجة الشركات والمؤسسات الخاصة أو الحكومية إلى نظام إدارة الوثائق إلكترونى يتناسب مع حجم الأعمال والإستثمارات، ويساعد على رفع كفاءة الخدمة المُقدمة، وتقليل نسبة حدوث أخطاء مقارنةً بالأعمال الورقية وما يترتب عليها من الوقوع فى ثغرات قد تؤدى إلى ضياع الحقوق، هناك العديد من انظمة إدارة الوثائق والمستندات المختلفة مثل:

2,973 total views, 1 views today